اولین و مهم ترین نکته ای که برای تصمیم گیری درباره استفاده از خدمات برون سپاری فناوری اطلاعات و کارها باید بدانیم این است که: بنگاه های کسب و کار کوچک تا متوسط، به این دلیل برای برون سپاری نیازهای فناوری اطلاعاتشان متقاعد میشوند که دردسر کمتری را تجربه کنند. البته موضوع به همین سادگی […]
اولین و مهم ترین نکته ای که برای تصمیم گیری درباره استفاده از خدمات برون سپاری فناوری اطلاعات و کارها باید بدانیم این است که: بنگاه های کسب و کار کوچک تا متوسط، به این دلیل برای برون سپاری نیازهای فناوری اطلاعاتشان متقاعد میشوند که دردسر کمتری را تجربه کنند. البته موضوع به همین سادگی هم نیست. در ادامه سعی میکنیم این مسأله را بیشتر باز کنیم. برای اینکه بتوانید یک تصمیم صحیح در مورد برون سپاری یا عدم برون سپاری فناوری اطلاعات در سازمانتان بگیرید، باید شواهد کافی برای توجیه و پشتیبانی از تصمیمتان در اختیار داشته باشید.
خدمات برون سپاری بخش فناوری اطلاعات چیست؟
بخش فناوری اطلاعات در یک سازمان، از یک فضای کاملا پیچیده تشکیل شده و میزبان انواع سخت افزارها، نرم افزارها و اجزای شبکه های کامپیوتری است. این فضا، امکان و فرصت راه اندازی و اجرای جریان های کاری و عملیات حرف های و مهم را در اختیار شما قرار خواهد داد؛ مانند فرآیندهای مالی و حسابداری، مدیریت ارتباط با مشتری، ارسال و دریافت ایمیل و تولید و انتشار اسناد.
موفقیت سازمان به توانایی شما در استفاده درست و کارآمد از این امکانات و اختیارات بستگی دارد. برای مثال، ارسال و دریافت ایمیل برای برقراری ارتباط با مشتریان، کارکنان، شُرکا و فروشنده ها با هدف پردازش سفارشات کالا و خدمات، لازم و ضروری است. اگر این کار مهم را اجرا نکنید، فکر میکنید سرنوشت سازمان شما چه می شود؟ علاوه بر اینها، برای آنکه بتوانید کسب وکارتان را به درستی اداره کنید، باید به اطلاعات مشتریان و داده های مالی دسترسی داشته باشید. برای مراقبت و اطمینان یافتن از اجرای درست همه این فرآیندها، کارهای هدفمندی طراحی شده اند که باید دقیق و درست اجرا شوند؛ تأمین امنیت، نصب و راه اندازی نرم افزارهای ضدویروس، پشتیبان گیری و بازیابی داده ها و نظارت بر سِرور تعدادی از این کارها هستند.
حالا می توان پرسید که با توجه به اینکه مسئولیت اجرای تمام این فرآیندها بسیار سنگین و البته، حیاتی است، آیا یک بنگاه کسب و کار کوچک یا متوسط می تواند تمام این مسئولیتها را به تنهایی بر عهده بگیرد؟ تنها در صورتی این امکان وجود دارد که سرمایه نامحدودی برای استعدادها، زیرساخت ها، پول و زمان در نظر گرفته شده باشد. آموزش کارکنان بخش فناوری اطلاعات، نگهداری و مراقبت از تجهیزات این بخش و همچنین به روز نگهداشتن فناوری، از جمله فعالیتهایی هستند که از نظر بیشتر بنگاههای کسب و کار کوچک یا متوسط، بدون اغراق به شدت سخت و سنگین تلقی میشوند.
در ادامه این مطلب، فهرست هفت گانه ای را از مزیت های برون سپاری بخش فناوری اطلاعاتِ سازمان به یک سازمان مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (MSP) آورده ایم:
1. کنترل و کاهش هزینه ها با برون سپاری فناوری اطلاعات
زمانیکه وظایف و مأموریت های بخش فناوری اطلاعات در سازمانتان را به یک تأمین کننده ی معتبر برون سپاری فناوری اطلاعات میکنید، در قالب پرداخت یک حق الزحمه ماهانه می توانید هزینه ها و مخارج سازمان را کنترل کنید. در این شرایط این مزیت وجود دارد که اطلاعات مربوط به پرداخت ها در اختیار شما خواهد بود و با یک مدیریت مناسب می توان از نوسان ماهانه هزینه ها جلوگیری کرد. به علاوه اینکه شما از این طریق می توانید از امتیاز صرفه جویی و همچنین تجربه ها و تخصص نهاد خدمات رسان هم بهره مند شوید. یعنی یک تیر و چند نشان! زمانیکه اقدام به راه اندازی یک دپارتمان فناوری اطلاعات میکنید، باید بدانید که هزینه ها واقعاً سرسامآور خواهند بود. متخصصان بخش فناوری اطلاعات باید از فرصت کافی برای ارتقای سطح تخصص و دانش خود برخوردار باشند و از درآمد و حقوق ومزایای خود نیز رضایت داشته باشند.
سازمان های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( MSP ) اقدام به ارائه خدمات مبتنی بر میزبانی ابری میکنند؛ یعنی به شما این امکان را می دهند که سخت افزارهای مختلفی مانند سرور را اجاره کنید یا حتی از تأمین کننده بخواهید که سیستم مورد نیازتان را در جایی خارج از محل کارتان برای شما راه اندازی کند و امکان نظارت مستمر بر آن را در اختیار شما قرار دهد. به این صورت سرمایه کل مورد نیاز برای فناوری اطلاعات، تا حد زیادی کاهش پیدا میکند. تمام سخت افزارها یک تاریخ انقضا دارند که در آن تاریخ، دوره عملکرد آنها به پایان می رسد؛ در این شرایط، آن سخت افزارها باید تعویض شوند و جای خود را به سخت افزارهای دیگری بدهند. خدمات مبتنی بر میزبانی ابری، امکان پیشبینی و اعمال کنترل بر این هزینه ها را برای سازمان شما فراهم می کند.
2. تمرکز بر کسب و کار با برون سپاری فناوری اطلاعات
سازمان شما ممکن است در حوزه حقوق یا مهندسی فعال باشد یا حسابداری یا ساخت و ساز. واقعیت این است که شما حوزه فعالیت خود را بر مبنای توانمندی ها و تخصص خود انتخاب میکنید نه بر مبنای فناوری اطلاعات! هر شرکت یا سازمانی با محدودیت های مختلفی برای دسترسی به منابع روبه رو است و سازمان مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( MSP ) به شما کمک میکند تا این منابع را طوری به کار بگیرید که بیشترین بازدهی را برای شما داشته باشند. اگر اجازه ی رسیدگی ، مراقبت و برون سپاری شبکه و فناوری اطلاعات را در اختیار یک نهاد کاردان و خبره در این زمینه قرار دهید، منابع شما صرف مشکلات و مسائل متعدد نمی شوند و بر حوزه هایی متمرکز میشوند که رشد و موفقیت شما را تضمین میکند.
3. دسترسی به آخرین و جدیدترین نسخه های فناوری
سازمان های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( MSP ) بروزترین دانش و تجربیات را طی یک روال مداوم و منظم، وارد سازمان شما میکنند. با وجود این نهادهای کاردان و مجرّب، شما به فناوری ها و اطلاعات تازه ای که قبل از آن از وجودشان بی خبر بوده اید و همچنین به فناوری ها و ابزارهایی که تابحال در اختیار نداشته اید، دسترسی پیدا می کنید. از بین ابزارها و فناوری های مختلف، میتوانیم به فرآیندهایی که با آزمایش عملکرد آنها اثبات شده، مستندسازی و روشهای ساختارمندتر استفاده کنیم.
علاوه بر این، یک نهاد باتجربه در زمینه مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، از مهندسان خود هنگام استخدام آزمون می گیرد، به آنها آموزش می دهد و با یک ارزیابی منظم به طور مرتب دانش و تخصص آنها را با آخرین و جدیدترین فناوری های دنیا به روز کند.
شرکت ها و مراکز برون سپاری فناوری اطلاعات انواع مختلف متخصصان فناوری اطلاعات را با مهارتها و استعدادهای خاص خود در اختیار دارد و به این صورت موقعیتها و وضعیتهای مختلف را به خوبی پوشش می دهد. اگر سازمان شما برای بخش فناوری اطلاعات سازمانتان کارمند استخدام کرده است، مشخص است که مهارت او به تخصص او محدود خواهد بود.
4. نظارت بر محیط فناوری اطلاعات؛ 24 ساعته،7 روز هفته، 365 روز سال!
حتی اگر در میان کارمندانتان، تعدادی متخصص آگاه و کاردان در حوزه ی فناوری اطلاعات دارید، منطقی است که نتوانید آنها را مجبور کنید که تمام ساعات روز و هر روز هفته بر محیط فناوری اطلاعات سازمانتان نظارت داشته باشند. واحد خدمات رسان با داشتن تجربه کافی و مهارت و ابزارهای لازم علاوه بر پیش بینی مشکلات احتمالی در محیط فناوری اطلاعات، از وقوع آنها جلوگیری می کند یا در صورت بروز مشکل، قبل از این که سیستم از کار بیفتد، آن را حل و فصل می کند. همچنین این مرکز می تواند توصیه ها و دستورالعمل های مفیدی برای به روزرسانی های ضروری در آینده در اختیارتان قرار دهند تا سیستم دچار از کار افتادگی نشود.
آیا عمر سرورهای شما بالاتر از سه سال است؟ آیا از سیستم عاملی استفاده می کنید که دیگر پشتیبانی نمی شود؟ سازمان های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( MSP) میتوانند بر فرآیندها و عملیات روزمره مثل به روزرسانی و تعمیر نرم افزارها، به روزرسانی تجهیزات ضدویروس، تهیه پشتیبان از داده ها و حسابرسی و کنترل موجودیهای سازمان نظارت داشته باشند.
5. کاهش ریسک با خدمات برون سپاری فناوری اطلاعات
سازمان های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (MSP )، محیط فناوری اطلاعات را به سادگی و بدون دردسر به روزرسانی میکنند؛ چرا که این نهادها، با استفاده از تجهیزات و ابزارآلات تخصصی، فرآیند کار را کاملاً خودکار کرده اند. این نهادها، با اطمینان پیدا کردن از کارکرد درست پشتیبان ها، ریسک و احتمال وقوع پیامدهای مشکل آفرین در سازمان را به حداقل میرسانند.
یک سازمان مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( MSP)، خود را برای شرایط و وضعیت های غیرقابل پیش بینی آماده میکند؛ مثلاً گاهی وقت ها عملکرد سخت افزارها و نرم افزارهای پشتیبان مختل میشود، پایگاه داده و نرم افزارها دچار مشکل میشوند و ویروس ها و جاسوس افزارها به سیستم شما راه پیدا می کنند. در این شرایط، این سازمان میتواند هوشیارانه وارد عمل شود و از وقوع اختلال و ازکارافتادگی در سیستم به سرعت جلوگیری کند. کارمندان داخلی بخش فناوری اطلاعات سازمان، احتمالاً نمیتوانند در این شرایط، واکنش صحیح از خود نشان داده و با سرعتی در حد انتظار به مشکل رسیدگی کنند؛ به همین دلیل، مدت زمان ازکارافتادگی سیستم طولانی میشود و سطح بهره وری و کارآمدی سیستم به شدت اُفت میکند.
شما با کمک واگذاری و برون سپاری فناوری اطلاعات شرکت میتوانید ضمن بهره مندی از تخصص و دانش این سازمان ها، احتمال تصمیمات اشتباه را که نتیجه تخصص و تجربه فنی پایین است، به حداقل برسانید.
6. مشاوره راهبردی و تنظیم برنامه برای مسیر پیشرفت فناوری اطلاعات در آینده
سازمان های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( MSP)، از تجربه و سابقه همکاری با سازمان ها و صنایع مختلف برخوردارند و با آخرین فناوری های روز دنیا آشنا هستند. به همین دلایل، این نهادها مشاوران خوبی برای سازمان شما خواهند بود و میتوانند توصیه های مفیدی برای اقدامات آینده فناوری اطلاعات سازمان شما داشته باشند. شاید بخواهید سازمان خود را بسط و گسترش دهید یا تصمیم به ورود به بازارهای جدید گرفته باشید؛ برای این کار، نهادهایی که درباره آن صحبت کردیم، اقدام به ارزیابی روند رشد سازمان و شناسایی نیازهای آینده بخش فناوری اطلاعات آن میکنند.
فناوری، روز به روز در حال تغییر و تکامل است. به همین دلیل، شناسایی نیازهای آینده یک سازمان و همچنین طراحی راهکارهای مؤثر برای رفع این نیازها، کار ساده ای نیست. همکاری با یک سازمان مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (MSP ) و استفاده از خدمات شبکه در تهران ناپایداری ها و تغییرات آینده را قابل پیش بینی می کند.
7. افزایش سطح بهره وری با کمک واگذاری فناوری اطلاعات IT
شما میتوانید با برون سپاری فناوری اطلاعات و بهره مندی از امتیازهایی که نام بردیم، هزینه های سازمان را کاهش داده و تمرکز خود را بر شایستگی ها و توانمندی های اصلیتان در سازمان معطوف کنید. یک سازمان مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (MSP ) می تواند مسائل و مشکلاتی را که منجر به اختلال و ازکارافتادگی سیستم میشوند، پیش بینی کند، از وقوع آنها جلوگیری کند و در صورت رخداد، واکنش سریع و درست نشان دهد.
به علاوه شما میتوانید امکان استفاده از آخرین فناوری ها و ابزارها را پیدا کنید، امکاناتی که هم احتمال موفقیت سازمان را افزایش می دهد و هم مزایای رقابتی آن را. همچنین می توانید با وجود فناوری های رده اول، فرآیندها و عملیات سازمانی را تسهیل کنید و سطح کارآمدی و بهره وری آنها را افزایش دهید. موضوع دیگر این که امکان بهره برداری سریع و آنی از فرصت های پیش آمده امتیاز دیگری است که برون سپاری فناوری اطلاعات برای شما به ارمغان خواهد آورد.
